Como organizar e arquivar os documentos gerados na empresa

Por Roberto Machado no Blog da Doce Shop

O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes.

Organizar documentos é a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é um centro ativo de informações.

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos

Revelar o que está para ser feito

Diminuir a duplicidade de trabalho

Evitar repetições desnecessárias de experiências

Evitar improvisos e inadequações

Encontrar bons parceiros e fornecedores

Avaliar o empreendimento por partes

Avaliar o empreendimento com um todo

Transmitir ordens e ensinar como fazer

Libertá-lo para aproveitar o dinheiro

Não cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele é a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decisões.

Porém, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, será preciso conhecer algumas técnicas de arquivamento.

Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas são mesmo! Bom, algumas delas são. Assim como qualquer outro organismo, chega um momento que elas passam a ‘viver’ sozinhas, onde a administração é o cérebro que mantém tudo coordenado e crescendo.

Seguindo este raciocínio, o arquivo de documentos seria então a memória nesse cérebro administrativo. Onde tudo que é aprendido, tudo que foi feito e será feito deve ficar armazenado.

Se você deixar que alguém (funcionário) ou você mesmo guarde para si essa memória, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente. Portanto, também é preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informação.

Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:

As exigências da legislação pública

Organização interna da empresa.

• Os princípios básicos para começar arquivar são:

A classificação dos tipos de documentos

A codificação, que pode ser alfabética ou numérica

Tudo muito simples não é mesmo? Mas existe um insight genial reservado aos que levam a fase da classificação de documentos a sério. É nessa etapa que começamos a fazer a engenharia reversa da empresa, descobrindo como ela funciona de trás para frente.

É possível fazer essa engenharia reversa, porque todas as atividades devem gerar documentos comprobatórios, sejam eles físicos ou digitais. Tudo que é feito durante o trabalho gera algum tipo documento, se não gerar provavelmente alguma coisa está faltando.

A técnica de arquivamento das pastas vazias

É interessante observar como empresas diferentes têm basicamente as mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. Não há muita diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas.

Com base nesse raciocínio, é possível criar uma estrutura funcional de arquivamento, que pode ser compartilhada entre vários empreendedores e empreendimentos diferentes.

Misturando várias técnicas que adquirimos com o tempo, vou disponibilizar para seu uso a lógica de arquivamento abaixo, onde cada número pode ser considerado como uma pasta que deve ser criada em seu arquivo, mesmo que de início ela fique vazia.

As pastas vazias tornam-se uma técnica para você saber o que falta fazer. Imprima e cole este índice das pastas do lado de fora do seu arquivo e coloque apenas os números nas pastas, estamos utilizando a codificação numérica e você precisará de um índice descritivo para encontrá-las.

• 01.00 – Plano de negócios. Documento responsável por responder os como, onde, quando e porques da empresa, precisa ser o primeiro passo em direção aos objetivos do empreendedor. Deve ser arquivado na pasta número 1.
• 02.00 – Atividades operacionais. Pasta onde serão arquivados os fluxogramas que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas relacionadas a produção, comercialização e prestação de serviços que a empresa pratica.
• 03.00 – Produtos. Dados como preços, custos, peso, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tiver um sistema informatizado para armazenagem e manuseio, esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material impresso.
• 04.00 – Estratégias de marketing. Onde ficarão guardadas as pesquisas de mercado, os mecanismos criados para comunicação com o público alvo, os planos estratégicos de pagamento, o planejamento visual da empresa, garantias, etc…
• 05.00 – Clientes. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informações gerais como limite de crédito e controles de pagamento.
• 06.00 – Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já está informatizada para isso, a pasta deve ser usada para guardar as duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas fiscais.
• 07.00 – Financeiro. Aqui devem ser guardados o  fluxo de caixa do empreendedor, contas a pagar, contas a receber, relação de contas vencidas, boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo financeiro. Criar uma pasta para cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa.
• 08.00 – TI. Para guardar notas fiscais de máquinas, peças, softwares, contratos com empresas de hardware e software, registros de programas, etc… Deve-se criar uma pasta para cada coisa, como 08.01 para notas de hardware e assim por diante.
• 09.00 – Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e cargos, regimento interno, currículos em perspectiva, pesquisa de antecedentes, folha de pagamento de autônomos, o prontuários dos funcionários, contribuições da empresa (INSS)…
• 10.00 – Setor jurídico. Onde devem ser guardados os controles com problemas jurídicos de dívidas vencidas com fornecedores, créditos a receber vencidos de clientes, processos a favor e contra a empresa. Sempre mantendo cada coisa em uma subpasta.
• 11.00 – Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus respectivos prontuários, planejamento de pro-labore, recibos de pagamento, férias, checklist das tarefas a serem realizadas diariamente. Uma pasta para cada pessoa.
• 12.00 – Brainstorm. Os resultados e atas de reuniões para solucionar problemas e criar ideias com sócios, diretores, gerentes, funcionários e clientes. Ideias do caderninho pessoal, ideias de outras reuniões, etc…
• 13.00 – Material de treinamento. Todo o material de treinamento comprado ou criado dentro da própria empresa devem ser guardados nesta pasta. Crie uma pasta para vídeos, outra para apostilas, outra para Cds de áudio e assim por diante.
• 14.00 – Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais já contabilizadas, impostos e arquivo morto, DECA, livro de inventário, Simples, notas do ativo fixo, guias de recolhimento, livro de inspeção do trabalho, recibos de pagamento do IRPF, etc…
• 15.00 – Custos fixos. Aluguel, luz, água, telefone, honorários do contador, folha de pagamento, INSS, FGTS, honorários do advogado, condomínio, vale transporte, vale refeição, leasing do carro, etc… Devem ser arquivados cada um em sua pasta.
• 16.00 – Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de despesa de markeging, produção, impostos pagos, despesas administrativas, etc… A diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles migram para suas respectivas pastas já listadas acima. Por exemplo, as notas com despesas administrativas migram para a pasta 06.00 (fornecedores).

O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai crescer continuamente e você deverá criar uma pasta para cada nova inserção. Por exemplo, conforme você conquistar um fornecedor novo, deverá também criar uma pasta exclusiva.

Seriam então 06.01, 06.02… e assim por diante. Mantendo os dados de cada um dos fornecedores em pastas separadas e para a pasta raiz não ficar vazia, coloque nela suas experiências. Pode, por exemplo, imprimir os artigos de nosso blog e guardar nelas.

Há muito mais para falar sobre o assunto, mas o mostrado aqui hoje é suficiente para os novos empreendedores começarem com o pé direito.

Arquivar documentos vai ficar divertido.

Cinco maneiras de cortar custos de sua empresa usando tecnologia

Por Alexandra Krasne, PC World/EUA

Publicada em 20 de outubro de 2008 às 06h00

Os custos de tecnologia podem devorar qualquer orçamento. Quer a empresa tenha apenas dois ou 200 funcionários, as dicas abaixo podem ajudar você a reduzir custos, economizar dinheiro e enfocar o que realmente importa: os resultados financeiros.

1. Use software gratuito

Vamos admitir: quando você está tentando manter sua empresa próspera, desembolsar uma grana alta por software de prateleira dói tanto quanto tratar uma cárie sem anestesia. Felizmente, freeware ou software barato podem ser uma surpresa agradável em termos de solidez e funcionalidade.

O OpenOffice.org não é refinado como o pacote Office da Microsoft (e não devora memória ou recursos), mas é uma alternativa de software livre gratuito, com um pacote completo de aplicativos para processamento de texto, planilhas, apresentações e bancos de dados, compatíveis com o Microsoft Office.

O Google Docs é outra alternativa viável e gratuita ao Microsoft Office – e não há software para baixar ou instalar. Embora ele não tenha a riqueza de recursos do Office ou do OpenOffice, sua funcionalidade básica e interface otimizada talvez sejam tudo de que você precisará.

Criar arquivos PDF pode ser crucial para os negócios, mas o CutePDF é um programa gratuito que apenas exporta arquivos para PDF.

 

2. Adote o trabalho remoto

O Gartner Research prevê que, em 2009, mais de 25% da força de trabalho norte-americana adotará a trabalho remoto. Trabalhar em casa permite que você economize em gasolina, mas continue igualmente produtivo, graças a ferramentas que facilitam conectar e colaborar (quase como se você estivesse no escritório).

Wikis simplificam postar texto ou documentos para que um grupo possa fazer comentários ou mudanças. Alguns wikis são gratuitos e públicos, enquanto outros são mais focados na corporação, com recursos de segurança mais robustos.

O PBwiki tem três modelos: Business, Academic e Personal. O site traz ferramentas de edição WSIWYG, espaço para armazenamento, criptografia SSL, notificações automáticas via e-mail ou RSS e controles de acesso. O preço é razoável – gratuito para um a três usuários, 8 dólares mensais por usuário para 4 a 99 usuários e 6 dólares mensais por usuário para 1.000 a 4.999 usuários.

O Google Docs, mencionado anteriormente, também proporciona uma maneira barata e fácil de compartilhar arquivos (e checar mudanças).

Se você treme ante a idéia de configurar uma VPN (virtual private network), serviços como o LogMeIn podem ser seu bilhete para acesso VPN remoto sem problemas.

O LogMeIn Hamachi promete configuração fácil com o uso de tecnologia peer-to-peer para permitir que funcionários fora do local de trabalho acessem arquivos. O serviço funciona dentro do firewall e a licença para custa apenas 5 dólares mensais por um usuário.

Se sua empresa não tem – e não precisa ter – um servidor centralizado, o Central Desktop é uma maneira de compartilhar documentos online sem nenhuma configuração. O site possibilita que grupos pequenos ou grandes compartilhem arquivos facilmente, rastreiem quem examinou quais arquivos (ou modificou-os) e configurem desktops separados para múltiplos grupos de usuários. O plano gratuito dá direito a 25 MB de espaço e suporta dois workspaces com cinco usuários cada.

 

3. Faça reuniões online

Por que tomar um avião para ver um cliente se você pode fazer uma reunião no ciberespaço? Com software de videoconferência gratuito, como o Skype, você só precisa de uma webcam, um PC e uma conexão à internet.

Além de eliminar os custos de viagens, vai economizar em chamadas de longa distância. Mas, como as ligações do Skype às vezes caem e podem ter interferência estática, faça algumas reuniões antes de descartar totalmente sua linha terrestre.

Se você quiser migrar para um serviço de conferência via web mais robusto, com o WebEx, da Cisco, você compartilha documentos, suporta quatro webcams e exibe apresentações a partir do desktop.

O GoToMeeting é outra solução que oferece VoIP, suporta reuniões com 15 participantes e permite que você faça apresentações, trabalhe em colaboração ou forneça treinamento a partir do seu desktop, economizando custos associados a viagens e espaço para reuniões. Quem não querer fazer apresentações de pijama?

4. Reduza os custos de impressão

De acordo com a GreenBiz.com, você não precisa gastar dinheiro para ser “verde”. Pode reduzir as despesas com papel se tirar copias em ambos os lados de uma página ou usar papel timbrado ultrapassado para memorandos internos.

Se o seu escritório distribui memorandos de papel aos funcionários, experimente colocá-los em um local central (um quadro de avisos perto do bebedouro, por exemplo) onde as pessoas normalmente se reúnem e poderão vê-los.

Outra dica é utilizar o modo rascunho da impressora para reduzir o uso de tinta e, assim, trocar os cartuchos com menos freqüência. O modo rascunho é muito mais veloz e consome menos tinta. Escolha a opção “printer friendly” para imprimir e-mail e páginas web.

Os cartuchos de tinta colorida, em geral, são mais caros. Você pode economizar se imprimir em escala de cinza usando apenas o cartucho preto. Assim, trocará seus cartuchos coloridos com menos freqüência. A maioria das impressoras oferece muitas configurações.

No software da impressora, procure recursos que proporcionam economia de dinheiro.

5. Use software de virtualização

Software de virtualização gera muita economia através da consolidação de servidores e da redução do tempo de backup e recuperação. Além disso, com menos servidores a conta de luz fica mais baixa.

As ofertas padrões da indústria da VMware variam de pacotes para gerenciar grandes data centers ao VMware Workstation para rodar múltiplos sistemas operacionais em um único computador. Você pode testar novos sistemas operacionais ou experimentar novo software sem correr riscos. O VMware Player, gratuito, permite importar imagens backup ou compartilhar dados.

O Virtual Server e o Virtual PC da Microsoft, gratuitos, permitem testar a virtualização. O Parallels é uma das soluções amigáveis com o Mac mais conhecidas.

O software roda sobre hosts Windows e Linux , bem como em Macs com o produto Parallels Desktop for Mac. (A VMware agora também oferece um aplicativo de virtualização para Mac.) A Parallels fornece pacotes de virtualização de desktop, servidor e automação com preços inferiores aos praticados pela VMware.

Se você preferir software livre, o FreeVPS é uma alternativa viável ao software comercial mencionado acima. Como outros software open source, o FreeVPS não fornece suporte oficial, mas o web site traz a documentação completa.

A economia está incerta, mas uma combinação de software gratuito, serviços gratuitos e uma certa dose de conhecimento pode ajudar qualquer empresa a frear os custos de tecnologia.

Alexandra Krasne, é editora da PC World, de São Francisco.

A Foca Assassina

Roberto Adami Tranjan

Recebido por e-mail do Fórum “Gestão do Conhecimento” – Comunidade da SBGC:

A era industrial foi marcada pela incansável busca pela produtividade. Diversos eram os mecanismos utilizados para conquistar esse feito, dentre eles um modelo de liderança autoritário e, portanto, coercitivo. Mecanismos de pressão e controle funcionavam favoravelmente, ainda que gerassem grandes insatisfações no trabalho. Mas o problema era contornado pela substituição de mão-de-obra por outras levas, que aguardavam ansiosamente oportunidades no grande contingente de desempregados.

Foi assim. E se você acredita que ainda é assim, não leve a mal, mas você parou no tempo. Vive no passado. Essa história tem cem anos e, enquanto ela se perpetua em muitas empresas, outras começam a compreender os novos ventos da mudança. E percebem que as melhores oportunidades não estão nas condições internas de trabalho voltadas prioritariamente a fazer mais com menos. E que as melhores chances de lucros também não estão no monitoramento rígido das contas de receitas e despesas. E que o modelo de gestão centralizador e autoritário deixa escorrer entre os dedos as melhores alternativas de negócios.

Descobrem, então, a existência de um novo insumo para geração de resultados: as idéias. São elas capazes de criar novos mercados, novos produtos e serviços, novas abordagens e processos. São decorrentes de um exercício fundamental, o da criatividade. E que esse exercício parte de premissas muito diferentes daquelas utilizadas para obter a produtividade. As diferenças são tão contrastantes que os cientistas organizacionais resolveram marcar essa ruptura como uma mudança de era. Não mais a industrial, especializada na produtividade, mas a era do conhecimento, direcionada à criatividade.
Mas, onde está a criatividade?

Muito bem! Recapitulada e compreendida essa evolução histórica, uma pausa para reflexão. Você acha que tem criatividade? Você acredita que sua equipe seja criativa?  Não sei quais são as suas respostas, mas se acompanharem a tendência que observo nos líderes organizacionais, posso afirmar que menos de 1/3 afirma ter criatividade e também que o índice despenca quando avalia o potencial de  suas equipes.

Tal resultado é compreensível. Afinal, os mecanismos geradores de produtividade funcionam no sentido contrário ao da criatividade. É claro que muitos líderes já despertaram para esse equívoco em que incorriam e resolveram alterar seus modelos de gestão, criando ambientes mais abertos e participativos. O máximo que conseguiram, no entanto, foi tornar o processo decisório mais lento e soluções que orbitam ao redor da mesmice.

Por quê?

A Tática da Foca

Alguém já viu o espetáculo que as focas amestradas, que vivem em aquários para divertir visitantes, oferecem quando são alimentadas? Cada peixe depositado na boca de uma foca faminta fará com que ela faça praticamente qualquer coisa para manter o fornecimento. Bater suas nadadeiras, acenar para a platéia, arquear seus corpos como sereias numa fonte. Os espectadores adoram esses malabarismos circenses.

Os alimentadores dos animais, em verdade treinadores, são extremamente eficazes na utilização de estímulos, para obter comportamentos desejados – nesse caso, dos peixes. Espetáculos dessa natureza parecem comprovar o poder das recompensas como uma excepcional técnica motivacional. “Se funciona tão bem com as focas”, muita gente costuma deduzir, “também deve funcionar com filhos e funcionários”.

A Tática da Foca parte de um princípio simplório: recompense o comportamento desejado e a probabilidade de que esse comportamento se repita também aumentará.

A questão é que tão logo os alimentadores desaparecem, também findam os comportamentos divertidos tão desejados. Se estão famintas e ninguém as alimenta,  as focas não têm interesse em bater suas nadadeiras ou em acenar para a platéia. Os estímulos realmente funcionam, nesse sentido, mas somente quando e enquanto houver recompensas.  E, pior: as atitudes serão sempre as mesmas, cópias sem fim de um mesmo ponto de origem – a certeza de que a uma gracinha oferecida corresponderá uma coisa nutritiva ou saborosa. Compensadora, portanto.

Na empresa, funciona mais ou menos assim: os líderes esperam que os comportamentos desejados continuem, mesmo quando eles não joguem mais peixes. Os líderes gostariam que todos continuassem a aprender, a produzir, a cumprir as metas, a ser criativos e inovadores, mas nada disso acontece sem os estímulos, quando essa foi a prática inicial e é a esperada. Ou seja, a disposição ao novo só existe na presença do velho e surrado recurso.
Peixes tóxicos

Os tempos mudaram, mas a tática continua a mesma. Aí está o xis da questão: os peixes que garantiam saltos produtivos são incapazes de proporcionar saltos criativos. Apenas para ser drástico: os peixes que antes alimentavam, agora assassinam! Veja, por seus respectivos nomes (sem subterfúgios ou máscaras), como são capazes desse feito.

1)      Ameaças

A ameaça não pretende punir, mas sim estimular as pessoas a fazer algo para evitar punições. Apresenta-se na forma de vigilância ou controle e está presente no ambiente de trabalho em formas muito sutis. Veja por exemplo a figura do supervisor, muito valorizada na era industrial. O supervisor é aquele que ronda as pessoas, fazendo-as sentir que estão sendo constantemente observadas enquanto trabalham.

Em outras empresas, o supervisor é substituído pelo mezanino. Não estranhe! É isso mesmo. Também herança da era industrial, muitos leiautes de empresas projetam o mezanino, um ambiente na forma de um aquário, com o intuito de abrigar os líderes, e proporcionar a eles condições físicas de vigilância constante.

Em outras empresas, supervisores e mezaninos foram substituídos por câmeras, espalhadas por todas as dependências, respaldadas no discurso pouco convincente de zelo e segurança patrimonial. Quaisquer que sejam as razões, sob observação constante as pessoas evitam assumir responsabilidades e o impulso criativo se retrai. Só fazem o que acreditam que delas de espere, segundo modelos que constroem a partir da observação do que ocorre ao seu redor.

2)      Julgamentos

Idéias detestam o banco dos réus. Por isso, elas não se dão bem com o julgamento. Quando este entra por uma porta, a idéia sai pela outra.

Idéias são sensíveis e afloram apenas em ambientes de compreensão e aceitação. Nesse sentido, e por mais que se evite, a tradicional avaliação de desempenho remete a um julgamento, que conduz em direção diametralmente oposta à da criatividade. Fazer com que as pessoas se preocupem com o julgamento alheio de seu trabalho impede que elas se atenham às suas realizações, com espírito livre para encontrar melhores e mais interessantes formas de agir. Justamente as que estejam fora dos manuais implícitos.

3)      Recompensas

Uso excessivo de prêmios, como medalhas, botons, canetas e bônus, para estimular comportamentos considerados “adequados” (e, por isso mesmo, com determinado formato), não funciona para as idéias. Isso porque as pessoas acabam por dividir suas atenções entre o ato de criação e a recompensa. O processo de criatividade exige atenção absoluta. Em geral, as idéias são muito generosas e nem um pouco mercenárias. Não se vendem por um preço qualquer, mas se oferecem por vontade própria.

As recompensas podem ser monetárias e psicológicas. Ambas são peixes tóxicos. O elogio é um exemplo de recompensa psicológica e, dependendo das intenções, o tiro pode sair pela culatra. Muitos elogios são feitos no intuito de exercer o controle sobre o outro. Quando isso é percebido, as idéias se esvaem. Até mesmo porque as pessoas começam a fazer um “inventário” do que é elogiado e tendem, também, a repetir caminhos. Como ocorre no processo de adestramento das focas.

4)      Competição

Sugere a escassez, pois oferece um único primeiro lugar no pódio, para a criatura que vence as demais. Muitas vezes, inclusive, provoca uma disputa desesperada a ponto de tornar-se predatória. Destrói qualquer espírito de equipe.

Na competição, todos os envolvidos se preocupam em vencer, o que afasta sua atenção da atividade em si. Pressionar as pessoas a vencer, o que parece vir tão naturalmente em situações competitivas, é capaz de provocar um efeito negativo, mesmo para os vencedores. Pior, ainda, para os perdedores, com certeza.

Idéias não gostam da escassez, só proliferam na abundância. Este é o melhor adubo, a terra naturalmente generosa e fértil.
5)      Pressão e controle excessivo

Uma ênfase demasiada na pressão, no controle e na obediência parece fazer errar a pontaria. Vários estudos já confirmaram que o desempenho de qualquer atividade que requeira profundidade, concentração, intuição ou criatividade pode ser prejudicado quando a estratégia motivacional é baseada em controles.
Portanto, forçar a barra, colocando as pessoas à prova, em desafios que estão muito além de suas aptidões, também é uma forma de afugentar as idéias.

Idéias gostam da vida ao ar livre. E por isso, o autoritarismo, mesmo aquele dissimulado, age contra a expressão. Dizer às pessoas o que devem fazer e como devem fazer é tolher por completo o exercício criativo. Esse microgerenciamento não permite a manifestação de  qualquer ímpeto de iniciativa e responsabilidade.
O papel do líder

Se você pensa que tem muito a fazer para instalar a criatividade na sua empresa, saiba que não. As mentes criativas já estão por lá, ávidas para se apresentar, caso o ambiente esteja aberto para sua essa prática. E aí está seu papel: desaprender a Tática da Foca e dar cabo dos peixes tóxicos. Sem eles, surgirá uma nova vida, fertilíssima de idéias.

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