Cinco maneiras de cortar custos de sua empresa usando tecnologia

Por Alexandra Krasne, PC World/EUA

Publicada em 20 de outubro de 2008 às 06h00

Os custos de tecnologia podem devorar qualquer orçamento. Quer a empresa tenha apenas dois ou 200 funcionários, as dicas abaixo podem ajudar você a reduzir custos, economizar dinheiro e enfocar o que realmente importa: os resultados financeiros.

1. Use software gratuito

Vamos admitir: quando você está tentando manter sua empresa próspera, desembolsar uma grana alta por software de prateleira dói tanto quanto tratar uma cárie sem anestesia. Felizmente, freeware ou software barato podem ser uma surpresa agradável em termos de solidez e funcionalidade.

O OpenOffice.org não é refinado como o pacote Office da Microsoft (e não devora memória ou recursos), mas é uma alternativa de software livre gratuito, com um pacote completo de aplicativos para processamento de texto, planilhas, apresentações e bancos de dados, compatíveis com o Microsoft Office.

O Google Docs é outra alternativa viável e gratuita ao Microsoft Office – e não há software para baixar ou instalar. Embora ele não tenha a riqueza de recursos do Office ou do OpenOffice, sua funcionalidade básica e interface otimizada talvez sejam tudo de que você precisará.

Criar arquivos PDF pode ser crucial para os negócios, mas o CutePDF é um programa gratuito que apenas exporta arquivos para PDF.

 

2. Adote o trabalho remoto

O Gartner Research prevê que, em 2009, mais de 25% da força de trabalho norte-americana adotará a trabalho remoto. Trabalhar em casa permite que você economize em gasolina, mas continue igualmente produtivo, graças a ferramentas que facilitam conectar e colaborar (quase como se você estivesse no escritório).

Wikis simplificam postar texto ou documentos para que um grupo possa fazer comentários ou mudanças. Alguns wikis são gratuitos e públicos, enquanto outros são mais focados na corporação, com recursos de segurança mais robustos.

O PBwiki tem três modelos: Business, Academic e Personal. O site traz ferramentas de edição WSIWYG, espaço para armazenamento, criptografia SSL, notificações automáticas via e-mail ou RSS e controles de acesso. O preço é razoável – gratuito para um a três usuários, 8 dólares mensais por usuário para 4 a 99 usuários e 6 dólares mensais por usuário para 1.000 a 4.999 usuários.

O Google Docs, mencionado anteriormente, também proporciona uma maneira barata e fácil de compartilhar arquivos (e checar mudanças).

Se você treme ante a idéia de configurar uma VPN (virtual private network), serviços como o LogMeIn podem ser seu bilhete para acesso VPN remoto sem problemas.

O LogMeIn Hamachi promete configuração fácil com o uso de tecnologia peer-to-peer para permitir que funcionários fora do local de trabalho acessem arquivos. O serviço funciona dentro do firewall e a licença para custa apenas 5 dólares mensais por um usuário.

Se sua empresa não tem – e não precisa ter – um servidor centralizado, o Central Desktop é uma maneira de compartilhar documentos online sem nenhuma configuração. O site possibilita que grupos pequenos ou grandes compartilhem arquivos facilmente, rastreiem quem examinou quais arquivos (ou modificou-os) e configurem desktops separados para múltiplos grupos de usuários. O plano gratuito dá direito a 25 MB de espaço e suporta dois workspaces com cinco usuários cada.

 

3. Faça reuniões online

Por que tomar um avião para ver um cliente se você pode fazer uma reunião no ciberespaço? Com software de videoconferência gratuito, como o Skype, você só precisa de uma webcam, um PC e uma conexão à internet.

Além de eliminar os custos de viagens, vai economizar em chamadas de longa distância. Mas, como as ligações do Skype às vezes caem e podem ter interferência estática, faça algumas reuniões antes de descartar totalmente sua linha terrestre.

Se você quiser migrar para um serviço de conferência via web mais robusto, com o WebEx, da Cisco, você compartilha documentos, suporta quatro webcams e exibe apresentações a partir do desktop.

O GoToMeeting é outra solução que oferece VoIP, suporta reuniões com 15 participantes e permite que você faça apresentações, trabalhe em colaboração ou forneça treinamento a partir do seu desktop, economizando custos associados a viagens e espaço para reuniões. Quem não querer fazer apresentações de pijama?

4. Reduza os custos de impressão

De acordo com a GreenBiz.com, você não precisa gastar dinheiro para ser “verde”. Pode reduzir as despesas com papel se tirar copias em ambos os lados de uma página ou usar papel timbrado ultrapassado para memorandos internos.

Se o seu escritório distribui memorandos de papel aos funcionários, experimente colocá-los em um local central (um quadro de avisos perto do bebedouro, por exemplo) onde as pessoas normalmente se reúnem e poderão vê-los.

Outra dica é utilizar o modo rascunho da impressora para reduzir o uso de tinta e, assim, trocar os cartuchos com menos freqüência. O modo rascunho é muito mais veloz e consome menos tinta. Escolha a opção “printer friendly” para imprimir e-mail e páginas web.

Os cartuchos de tinta colorida, em geral, são mais caros. Você pode economizar se imprimir em escala de cinza usando apenas o cartucho preto. Assim, trocará seus cartuchos coloridos com menos freqüência. A maioria das impressoras oferece muitas configurações.

No software da impressora, procure recursos que proporcionam economia de dinheiro.

5. Use software de virtualização

Software de virtualização gera muita economia através da consolidação de servidores e da redução do tempo de backup e recuperação. Além disso, com menos servidores a conta de luz fica mais baixa.

As ofertas padrões da indústria da VMware variam de pacotes para gerenciar grandes data centers ao VMware Workstation para rodar múltiplos sistemas operacionais em um único computador. Você pode testar novos sistemas operacionais ou experimentar novo software sem correr riscos. O VMware Player, gratuito, permite importar imagens backup ou compartilhar dados.

O Virtual Server e o Virtual PC da Microsoft, gratuitos, permitem testar a virtualização. O Parallels é uma das soluções amigáveis com o Mac mais conhecidas.

O software roda sobre hosts Windows e Linux , bem como em Macs com o produto Parallels Desktop for Mac. (A VMware agora também oferece um aplicativo de virtualização para Mac.) A Parallels fornece pacotes de virtualização de desktop, servidor e automação com preços inferiores aos praticados pela VMware.

Se você preferir software livre, o FreeVPS é uma alternativa viável ao software comercial mencionado acima. Como outros software open source, o FreeVPS não fornece suporte oficial, mas o web site traz a documentação completa.

A economia está incerta, mas uma combinação de software gratuito, serviços gratuitos e uma certa dose de conhecimento pode ajudar qualquer empresa a frear os custos de tecnologia.

Alexandra Krasne, é editora da PC World, de São Francisco.

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